Präambel

Der Verein „Team SBM e.V.“ wurde im Jahr 2000 gegründet. Er bietet Motorrad-Fahrsicherheits-Trainings gemäß den Richtlinien des Deutschen Verkehrssicherheitsrates (kurz „DVR“) an. Im Rahmen seiner Tätigkeit sammelt der Verein automatisiert personenbezogene Daten (z.B. bei der Anmeldung und Durchführung von Trainings). Um die Vorgaben der EU-Datenschutz-Grundverordnung und des Bundesdatenschutzgesetzes zu erfüllen, Datenschutzverstöße zu vermeiden und einen einheitlichen Umgang mit personenbezogenen Daten innerhalb des Vereins zu gewährleisten, gibt sich der Verein die nachfolgende Datenschutzordnung.

§1 Allgemeines

Der Verein verarbeitet personenbezogene Daten u.a. von Mitgliedern, Teilnehmerinnen und Teilnehmern am Trainingsbetrieb sowohl automatisiert in EDV-Anlagen als auch nicht automatisiert in einem Dateisystem, z.B. in Form von Datenbankeinträgen oder ausgedruckten Listen. Darüber hinaus werden während der Trainings Fotos gemacht, welche den Teilnehmern nach dem Training (gegen eine Kostenbeteiligung) zugänglich gemacht werden In all diesen Fällen ist die EU-Datenschutz-Grundverordnung, das Bundesdatenschutzgesetz und diese Datenschutzordnung durch alle Personen im Verein, die personenbezogene Daten verarbeiten, zu beachten.

§2 Verarbeitung personenbezogener Daten der Mitglieder

Im Rahmen des Mitgliedschaftsverhältnisses verarbeitet der Verein die folgenden Daten der Mitglieder: Geschlecht, Vorname, Nachname, Anschrift(Straße, Hausnummer, Postleitzahl, Ort), Geburtsdatum, Datum des Vereinsbeitritts, Bankverbindung, Telefonnummern und E-Mail-Adressen, ggf. Funktion im Verein.

Die Daten werden für folgende Aktivitäten genutzt:

• Einladung zu Vereinsveranstaltungen (Jahreshauptversammlung, interne Trainings, Terminabstimmung Helfer für Trainings)
• Einladung zu sonstigen vereinsbezogenen Anlässen (z.B. Jubilare)
• Einzug von Mitgliedsbeiträgen
• Newsletter
• Im Schadensfall beim Training: Meldungen des Geschädigten an die Versicherung

Die Meldungen an die Verkehrswacht beinhalten nur Trainingstermine, keine personenbezogenen Daten.

§3 Verarbeitung personenbezogener Daten der Trainingsteilnehmer

Zur Vorbereitung und Durchführung der Sicherheitstrainings werden folgende Daten der Trainingsteilnehmer automatisiert bei der Anmeldung zum Training erfasst: Vorname, Nachname, Anschrift (Straße, Hausnummer, Postleitzahl, Ort), Geburtsdatum, jährliche Fahrleistung mit dem Motorrad, Motorradtyp, Motorradfahrerfahrung, Termin des letzten Sicherheitstrainings. Darüber hinaus werden die Teilnehmer darauf hingewiesen, dass während des Trainings Fotos gemacht werden. Hierzu muss jeder Teilnehmer sein Einverständnis dokumentieren.

Die Daten werden für folgende Vereinsaktivitäten genutzt:

• Anmelde und Teilnahmebestätigung
• Teilnahmegebühr/Rechnung
• Erstellung von Gutscheinen
• Erstellung von Teilnahmezertifikaten
• Trainingsvorbereitung: Teilnehmerliste, Anwesenheitsliste, Essensliste,
• Im Schadensfall für Versicherungsmeldung
• Auswertung der jährlichen Trainings (statistische Erfassung der Teilnehmer)
• Bericht an die Landesverkehrswacht (nur Teilnehmerzahl, Geschlecht und bei Bedarf Anzahl Unfälle), Versand vom Schriftwart
• Versand von Bildern (auf DVD oder alternativ elektronisch per Download-Link oder USB Stick)
• Newsletter (falls der Teilnehmer eingewilligt hat)

§ 4 Zuständigkeiten für die Datenverarbeitung im Verein

Verantwortlich für die Einhaltung der datenschutzrechtlichen Vorgaben ist der Vorstand nach § 26 BGB. Funktional ist die Aufgabe dem Kassierer zugeordnet, soweit die Satzung oder diese Ordnung nicht etwas Abweichendes regelt. Der Vorstand ist für die Beantwortung von Auskunftsverlangen von betroffenen Personen zuständig.

§ 5 Verwendung und Herausgabe von Mitgliederdaten und -listen

1. Listen von Trainingsteilnehmern werden ausschließlich für die in §3 genannten Zwecke genutzt. Eine Weitergabe an Dritte ist ausgeschlossen, es sei denn, die Teilnehmer stimmen der Weitergabe zu.

2. Personenbezogene Daten von Mitgliedern dürfen an andere Vereinsmitglieder nur herausgegeben werden, wenn die Einwilligung der betroffenen Person vorliegt. Die Nutzung von Teilnehmerlisten, in die sich die Teilnehmer von Versammlungen und anderen Veranstaltungen zum Beispiel zum Nachweis der Anwesenheit eintragen, gilt nicht als eine solche Herausgabe.

3. Macht ein Mitglied glaubhaft, dass es eine Mitgliederliste zur Wahrnehmung satzungsgemäßer oder gesetzlicher Rechte benötigt (z.B. um die Einberufung einer Mitgliederversammlung im Rahmen des Minderheitenbegehrens zu beantragen), stellt der Vorstand eine Kopie der Mitgliederliste mit Vornamen, Nachnamen und Anschrift als Ausdruck oder als Datei zur Verfügung. Das Mitglied, welches das Minderheitenbegehren initiiert, hat vorher eine Versicherung abzugeben, dass diese Daten ausschließlich für diesen Zweck verwendet und nach der Verwendung vernichtet werden.

§ 6 Verpflichtung auf die Vertraulichkeit

1. Alle Vorstandsmitglieder sind auf den vertraulichen Umgang mit personenbezogenen Daten zu verpflichten.

2. Der Vorstand stellt sicher, dass keine Unbefugten Zugang zu personenbezogenen Daten erhalten. Personengebundene Informationen (Teilnehmerlisten) in Papierform werden nur für Zwecke der Trainingsvorbereitung erstellt (für Instruktoren und Helfer). Es ist dafür Sorge zu tragen, dass die Listen nicht von Unbefugten eingesehen werden können (z.B. Ablage der Liste während des Trainings in dem Schrank). Insbesondere der Zugang zur vereinsinternen Datenbank ist nur dem Vorstand erlaubt. Die Daten der Vereinsdatenbank werden in einer kostenpflichtigen Cloud gespeichert (one drive von Microsoft), zu der nur der Vorstand Zugang hat.

§ 7 Datenschutzbeauftragter

Da im Verein in der Regel weniger als 10 Personen ständig mit der automatisierten Verarbeitung personenbezogener Daten beschäftigt sind, hat der Verein darauf verzichtet, einen Datenschutzbeauftragten zu benennen.

§ 8 Einrichtung und Unterhaltung von Internetauftritten

1. Der Verein unterhält eine Homepage (https://teamsbm.de). Die Einrichtung und Unterhaltung des Internetauftritts obliegt dem Vorstand.

2. Der Vorstand ist für die Einhaltung der Datenschutzbestimmungen im Zusammenhang mit Online-Auftritten verantwortlich.

§ 9 Verstöße gegen datenschutzrechtliche Vorgaben und diese Ordnung

1. Alle Vereinsmitglieder dürfen nur im Rahmen ihrer jeweiligen Befugnisse Daten verarbeiten. Eine eigenmächtige Datenerhebung, -nutzung oder –weitergabe ist untersagt.

2. Verstöße gegen allgemeine datenschutzrechtliche Vorgaben und insbesondere gegen diese Datenschutzordnung können gemäß den Sanktionsmitteln, wie sie in der Satzung vorgesehen sind, geahndet werden (Vereinsausschluss).

§ 10 Inkrafttreten

Diese Datenschutzordnung wurde durch den Gesamtvorstand des Vereins am 27.10.2020 beschlossen und tritt mit Veröffentlichung auf der Homepage des Vereins in Kraft.

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